ニーブログ Written by Takashi Nii

面接日程のメールが届いたらやること&注意点【効率よく、でも誠実に】

3.面接編 転職ロードマップ

書類選考を通過すると、面接や適性検査の案内が届きます。
1社ずつならゆとりを持って対応できますが、複数社が一気に通過した場合は、大変ですよね。

悩める人
悩める人

・どうやって調整を進めていけばいいの?
・複数社の面接を調整するのが難しいんだけど…
・面接のキャンセルや再調整ってできるの?

以上の悩みを解決できる記事を用意しました。
今回ご紹介する「面接日程調整のコツ」を読めば、煩わしい思いをせずに調整や変更ができますよ!

仁井 貴志
仁井 貴志

▷ 大手人材企業にて、社会人向けにキャリアコンサルを行っています(現役プロエージェント)
▷ 人材業界6年目、延べ3000名以上のキャリア相談を受付。
▷ 以前はブラックベンチャーで営業課長。月残業250時間で消耗経験もあり。

まずは面接日程調整の流れから説明するので、このまま読み進めてみてください!

面接日程のメールが届いたらやること&注意点【効率よく、でも誠実に】

面接日程調整の流れは、こんな感じです。

1.面接日程の案内が届く
2.面接に参加できる日程を3候補ほど提出する
3.面接日程確定の案内が届く
4.日程確定について了承の意を示す

転職サイトやスカウトなど、自分一人で企業とやり取りする場合は、メール返信で対応することが多いです。
一方、転職エージェントが間に入っている場合は、エージェント宛にメール返信かサイト内でのボタン対応を行うことになります。

転職エージェントは、求人の紹介だけでなく、
応募後の面接日程調整や面接対策もサービス内容に含まれています。

面接日程を調整する時は、以下に気をつけておくと良いですね!

・案内を受けてから「2日以内」に対応する
・面接可能日程は「3候補」提示する
・今日から数えて「3日後」から提示する

結論、スピードと相手への配慮が重要になります。

案内を受けてから「2日以内」に対応

友人の予定を確認したり、遊びに誘ったりした時、返信が3日後だとどんな気持ちになりますか?(私なら、ちょっと残念です。)
返信速度は、志望度を表すと考える企業も少なくありません。

お仕事をしながらの転職活動ですと、全件を即日対応するのは難しいでしょう。とはいえ、2日以内には対応すべきです。

 注意
直近二週間の予定がわからず、返信できない時もあります。
そんな場合は、一旦2日以内に簡易返信をしましょう。
「●日までには返信をする」と伝えれば、相手の心証は下がりません。 

「この人、レスポンス悪いな」と思われた時点で、職種によっては選考NGになることもあります。
ビジネスマナーとして、即レスは基本です。

面接可能日程は「3候補」提示

スピード対応と合わせて、相手への配慮も重要です!
あなたも忙しいですが、同時に企業も忙しい。
候補日程も、1日だけの限定的な提示をするより、3候補提示した方が好まれます。

こんな風に、開始と終了時間までの可能範囲を明記しておくとより良いですね!

第一希望:●月●日●曜日 ●時〜●時の間
第二希望:●月●日●曜日 ●時〜●時の間
第三希望:●月●日●曜日 ●時〜●時の間

どうしても3候補を提示できない場合は、一言でもお詫びをしておくのが望ましいです。思いやり、大切!

今日から数えて「3日後」から提示

面接日程を提示する時、「明日や明後日」は避けることをオススメします。
理由は大きく3点あります。

・企業への配慮に欠ける
・調整トラブルに繋がりやすい
・面接対策ができない

日程回答を行った後の工程として「企業が予定を調整」→「あなたに確認依頼」→「あなたが了承」と3つ残っています。
エージェントを使っていれば、間に「企業とエージェントとの連絡」も挟みます。

・『明日』で回答:間に合わない可能性が高い。
・『明後日』で回答:あなた宛に届いたメールに、直前で気づかずスルーしてしまったら大問題。

相手への配慮やトラブルを避けるために、特別な事情がなければ3日後から提示したほうが無難ですよ!

また、以外と見落としがちですが、直前すぎる日程回答を行ったら、面接対策に割く時間がなくなってしまいます。
まずは面接合格が目標ですから、自分のキャパシティを考えた上で日程調整を進めるのが良いですね。

気になる人
気になる人

日程調整は、相手への配慮と、自分のキャパを考えた対応が必要なんだな〜。
理解はできたけど、もし複数社が一気に面接入ったらパンクしそう…!

 

複数社の面接調整を一気に行う場合【エージェントを活用しよう】

エージェントを使って転職活動しているなら、複数社の面接日程調整はエージェントを頼った方が圧倒的にラクですよ。

・提示日程が少なく済む
・無理ないスケジュールで面接が組める
・ライバル状況や企業の採用意向を鑑みた最適調整ができる

この辺、担当エージェントの力量によるところも大きいですが、それぞれ簡単に解説します。

提示日程が少なく済む

A社に提示した日程は、B社に提示する日程と被せてはいけません。
5社に面接日程を提示するなら、「候補日程を15個」設けることになります。

A社の調整が済んでからB社の調整…なんてやっていると、各社の選考が足並み揃わず、後々の入社意思決定が大変ですよ。
実は、エージェントに頼めばこの悩みは一発解決します!

・直近2週間の面接参加可能日程
・どの企業から調整して欲しいか(調整順番)

あなたがエージェントに提示するのは、この2点だけ。
あとはエージェントが面接を組めるだけ組んでくれます。

無理ないスケジュールで面接が組める

エージェントは面接にかかる移動距離も考えて調整を行ってくれます。
場合によっては1日2〜3社の面接を行っていくこともありますが、物理的に移動がしんどい調整は避けてくれますから、結構助かりますよ!

最近はweb面接主流になりましたが、「やはり、最終面接は対面でやりたいです!」という企業もまだまだ多いんです。
自分一人で複数社の調整を行うと、A社はB社の所在地なんて知りませんから、超ハードな移動スケジュールになるかも…。笑

ライバル状況や企業の採用意向を鑑みた最適調整ができる

エージェントはあなたが知り得ない情報を握っています。
例えば、こんな感じ。

・このポジションは、ライバルが現在●名いるから早く受けた方がいい
・A社よりB社の方が、採用意向は高い
・実際、C社の面接突破は無理だから、面接の練習台にした方がいい

「実際、こうだから」「現状、こうだから」という裏情報は、大っぴらに言えるものではありません。
でも、こういうことを加味した上で複数社の調整を行ってくれるため、実は恩恵が多いことを知っておいて下さい!

気になる人
気になる人

自分でサッと調整できればいいけど、無理そうならエージェントを頼った方が便利そうだな〜!
面接って聞くとちょっとビビるけど、なんか安心してきたぞ。

でも、もし急用が入った時は、どうしたらいいのかな…?

 

面接日程変更、キャンセルが必要な時は【落選を避ける伝え方】

面接日程の変更やキャンセルが必要な時は、急いで企業かエージェントに報告・相談しましょう。

体調不良、家族のサポート、現職の都合など、致し方ない事情はあります。
面接に行けない日が出てきたら、すぐさま相談です!

焦ってビジネス文章が書けない方向けに、参考例を置いておきますね★

●●社
●●様

お世話になっております。●●です。

●月●日の●●社面接の件ですが、申し訳ございません。
●●の理由にて、参加が難しくなってしまいました。

差し支えなければ面接を再調整させていただきたく、候補日程を提示いたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━
第一希望:●月●日●曜日 ●時〜●時の間
第二希望:●月●日●曜日 ●時〜●時の間
第三希望:●月●日●曜日 ●時〜●時の間
━━━━━━━━━━━━━━━━

お時間を設けて頂いていたところ、このような申し出となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

選考日程の再調整については、難しければ選考終了も当然と考えておりますので、ご検討いただければ幸いです。

それでは、何卒よろしくお願いいたします。

※面接日程が確定した後の、エージェント向けのキャンセル報告を想定。

 日程の再調整について
多くの企業は、一回目のキャンセルなら、再調整を許してくれます。
ただ、「調整能力も、社会人基礎力のうち」と捉える企業が大半です。

事情はさておき、2度目のキャンセルはNGと思っておくのが無難でしょう。

前日・当日キャンセルの申し出は電話で

面接の前日・当日キャンセルの場合は、必ず電話+メールで報告・相談しましょう。

企業は面接のために時間を確保していて、つまり時給が発生しています。
早く知れたら他の仕事を充てることができるため、マナーとして電話必須と考えておくのが良いですね!

キャンセルの方法ひとつ取っても、企業の心証は大きく変わります。

面接キャンセルのNG行動

「再調整が申し訳ないから、選考辞退で」というのは絶対NG。
面接前の選考辞退が、企業に対して一番失礼です!(「え、意味わかんない」ってなります。笑)

 エージェント経由で応募していた場合
あなたの面接前辞退によって、エージェントは企業から取引停止を食らうことがあります。
→その企業に行きたかった他の転職希望者も、全員が選考終了となって最悪です

面接前の辞退は気軽に行ってはいけません!
(エージェントからも、嫌われます。笑)

しかし、しかしですよ。
「応募前後で気持ちが変わった」「企業研究してみたら実際イマイチに思えた」…となることもあります。
そんな時は、真摯に相談です。例文を置いておきますので、参考にしてみて下さい。

●●社
●●様

お世話になっております。●●です。

●月●日の●●社面接の件ですが、申し訳ございません。
●●の理由にて、参加が難しくなってしまいました。

また、大変失礼ながら、今回はこのまま選考辞退させて頂きたく、ご相談させて下さい。

■選考辞退の理由
・応募前は●●の点で同社に魅力を感じておりましたが、企業研究したところ●●であることがわかり、私の入社イメージとは異なってしまうため。
・応募時は私の中で●●を重視していましたが、現状は●●よりも●●を重視するようになり、同社の就業条件を見ると私の入社イメージとは異なってしまうため。

面接前のキャンセル、並びに辞退の申し出となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
●●様にもご迷惑をお掛けしまして大変恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いします。

※面接日程が確定した後の、エージェント向けのキャンセル報告を想定。

一人の転職エージェントとしては、無理に選考行く必要もないかなって思っています。
ただ、行ったら行ったで面接練習になるし、意外といい企業と思って帰ってくる転職希望者も多いです。

面接対策がバッチリできてなくても、「本命の企業でこけないために」できれば面接行っておくのがいいと思いますよ〜!
転職するかどうかはさておき、転職活動をすることに無駄はないですからね。

気になる人
気になる人

面接のキャンセルは、色んな人に迷惑がかかってしまうんだな…!
”もしも”の時は、早く相談しなきゃ。

 

面接日程調整は、効率良く、ラクしていこう

今回は「面接日程調整のコツ」について解説していきました。
少しでもご参考いただけていれば幸いです。

日程調整は、転職活動を進める上で絶対必要なことですが、力を込めて行うことではありません。
あなたが集中すべきは、求人の応募と、面接対策と、面接本番です。

面接の日程調整で疲弊するくらいなら、エージェントを上手く活用していきましょう。
実は、転職サイトで応募できる求人は、全く同じポジションをエージェント経由で進めることもできるんですよ!
他サイトで見つけた気になる求人は、「この求人、エージェントの管轄ですか?」と聞いてみるのも一つの手ですね。

それでは、あなたの転職活動の成功を祈っています。

 

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